O acesso instantâneo aos processos internos dos clientes e a agilidade na comunicação dos mesmos são os principais benefícios do projeto Protocolo Central, desenvolvido pela Pinho, integrado ao Portal do Cliente. “O sistema é uma espécie de virtualização de documentos. Quando estes entram na empresa recebem um código de barras e são digitalizados, criando um arquivo virtual a ser utilizado nas operações. Enquanto isso, o físico fica armazenado e protegido de qualquer eventualidade no chamado Protocolo Central”, explicou o gerente de projetos Fabiano Paul. A novidade cria um rastreamento completo do material na matriz em Curitiba e nas filiais de Paranaguá e Itajaí. “Queremos monitorar o ‘ciclo de vida’ destes documentos em nossas dependências, definindo responsáveis por cada etapa do processo e até mesmo adiantando algumas delas”, declarou.
De acordo com Paul, caso o cliente necessite procurar o documento, o sistema permite que ele seja manuseado através da internet, no Portal do Cliente, ou até mesmo por um smartphones. “O rastreamento é feito desde a entrada dos documentos, passando pelo manuseio operacional até a finalização do processo e envio ao cliente”, ressaltou.
Se houver a necessidade da retirada do material físico, este será feito pelos responsáveis, mediante a senha previamente cadastrada. “Os físicos saem efetivamente da Pinho apenas no momento em que devam ser enviados aos órgãos anuentes ou quando são despachados ao cliente no final do processo de desembaraço, não ficando mais nenhuma cópia em poder da empresa, salvo o arquivo digital”, concluiu.
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